花蓮縣地方稅務局

 
 電子信箱作業處理程序
花蓮縣地方稅務局電子信箱處理作業要點
 
一、 依據:行政院100年7月29日院授研展字第1002161133號函修正之「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」與「花蓮縣政府暨所轄各機關陳情案件處理作業要點」。
二、 目的:提升本局電子信箱信件之效能。
三、 信件分類:
  (一)第一類:人民陳情案件、線上申請案件。
  (二)第二類:法令諮詢、興革意見及索取可公開之政府資料。
  (三)第三類:申請補發稅單、更改地址。
  (四)第四類:不具建設之批評、個人情緒抒發、自我推薦、廣 告。
四、 各類信件之處理時限及方式:
  (一)第一類:各業務承辦人應自分信之次日起3個工作天內回覆民眾,並依照人民陳情及申請案件相關規定辦
          理。
  (二)第二類:各業務承辦人應自分文之次日起3個工作天內回覆民眾。
  (三)第三類:收信當日答覆。
  (四)第四類:各業務承辦人應自分文之次日起2個工作天內存參結案。
 

(五)案情複雜之信件,如未能於法定期限內辦結,各業務承辦人應依規定陳准辦理展期並將延長理由回覆發信人,逐案列管。

五、 信件處理權責劃分:
  (一)收發人員:負責本信箱之收信、分信、並應隨時查看信箱信件,辦理收信、分信作業,不得延誤。
  (二)研考人員:負責本信箱之稽催、督辦、統計分析及人民陳情案件之列管事宜。
  (三)各業務承辦人:由業務承辦人或職務代理人專責本信箱信件之處理、回覆事宜。
六、 回覆信件時,宜避免公文用語及格式,文字表達應具體明確、親切、口語化,並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。
七、 處理信件時,應確實依電腦處理個人資料保護法等相關規定辦理,並應適時採取妥善之保密措施,俾確保民眾隱私權益。
八、 處理信件過程之相關人員應確實掌握時效,並隨到隨辦,不得留置;業務承辦人公差、請假時,職務代理人應即代辦,不得積壓延誤時效。
九、 信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限,致民眾權益受損或影響本處行政效率,經查證屬實者,依其情節輕重,分別依有關規定,予以懲處。
十、 本作業規定陳 局長核定後實施,如有未盡事宜,得隨時增修之。